Documentation en ligne du logiciel Assoclub


1 Administration 1.1 Droit 1.1.1 Droits Administration

Sélectionner un adhérent, dans "Ajouter un Nouvel Adhérent" ou dans le menu "En attente", puis lui attribuer les droits nécessaires.

Il n y a pas de hiérarchie entre les différents droits.

Ainsi le droit de "Ecriture administration secrétariat" ne signifie pas que l'adhérent obtiendra automatiquement le droit "Ecriture secrétariat".

Une fois les droits validés, un mail informe l'adhérent de ceux-ci.

1.2 Association 1.2.1 Association

La fiche de votre association est utile, dans l'ensemble des documents électroniques, tel que les entêtes de facture, les CERFA de Don ....
Le numéro RNA est le numéro nécessaire pour la déclaration auprès de la préfecture des membres de votre conseil d'administration.

1.2.2 Conseil Administration
Sélectionner un adhérent, renseigner sa fonction et éventuellement la date de son élection (à renseigner, au minimum, pour le président).
Vous pouvez ajouter une signature (utile uniquement pour le président et le trésorier), elle servira à l'édition des documents électroniques.
Note : Automatiquement deux groupes seront créés, Bureau et Conseil d'administration, ils vous serviront dans la fonction Mail.

1.2.3 Sections
Si votre association fonctionne avec des sections, définissez les ici (important il faut créer au moins deux sections).
Chaque section fonctionnera de façon autonome.
Une fois créée la section doit être administrée. Retournez dans le menu "Droit" et autorisez un ou plusieurs membres à l'administrer.
Si vous choisissez "Copier tous les adhérents", les adhérents actuels de l'association ou des autres sections seront membres de la nouvelle section.

1.2.4 Mon Compte
Vous pouvez modifier votre formule

1.3 Secrétariat 1.3.1 Paramètre Contact
Éditer Champs
Vous pouvez créer autant de champs que vous le souhaitez. Indiquez l'ordre (l'endroit ou le champ sera positionné dans la fiche) est facultatif.
Vous devez choisir un type (non modifiable par la suite).
Si vous avez défini un type date, vous pouvez lui associer une durée d'expiration (par exemple un certificat médical associé à un délai d'un an expirera 365 jours après la date de début). Choisissez si vous le souhaitez une ou plusieurs actions à effectuer lors ou avant l'expiration(afficher warning affichera la date en rouge dans votre tableau contact ..). Si vous décidez d'envoyer un mail, n'hésitez pas à rédiger un message type et si possible en le personnalisant avec le signe "+" en bleu (exemple : Bonjour [%Prenom%2%], tu reçois ce mail parce que ton certificat médical ....). La durée anniversaire enverra tout les ans un message à la personne .
Le type image vous permet de mettre dans les fiches tout type de format image et des pdf.
Affiche Admin
Champs affichés par défaut dans le tableaux du secrétariat.
Affiche pdf
Champs affichés par défaut dans la fiche de l'adhérent.
Affiche évènement
Champs affichés par défaut lorsque l'on exporte les adhérents enregistré dans d'un évènement.
Affiche adhérent
Champs affichés par défaut dans Espace Adhérent => Liste Adhérents (attention à ne pas afficher des infos personnels) .
Verrou adhérent
Empêche les adhérents de modifier le champ verrouillé.

Attention : SUPPRIMER un champ, supprimera l'ensemble des données contenues dans ce champs.

Importer Contacts
Vous devez utiliser un tableur pour fabriquer votre fichier d'import (Excel ou Libre office), puis l'enregistrer au format CSV en utilisant le point  virgule(;) comme séparateur de champ. Les champs du fichier doivent être dans le même ordre que celui défini dans la colonne ordre (exemple: si nom est premier il devra apparaitre dans la première colonne de votre fichier), les dates doivent être au format dd/mm/yyyy , si il s'agit d'une colonne choix, votre fichier doit contenir les mêmes intitulés définit dans l'application (exemple : si dans la colonne civilité, vous avez définit Monsieur il faudra définir Monsieur également dans votre fichier). Les numéros de téléphone  doivent être au format 0610203040(optionnel) et ne pas contenir d'autres caractère que des chiffres.
Après avoir choisi le fichier cliquez sur Importer le fichier, il s'ouvrira une fenêtre avec deux  tableaux, l'un contenant les contacts existants (en noir, à droite), les nouveaux contacts sont en rouge (à gauche). Vous pouvez dédoublonner les contacts importés, choisissez dans la listes des champs, les filtres puis cliquez sur le bouton "Dédoublonner". Si vous n'êtes pas satisfait, recommencer en appliquant d'autres filtres. Cliquer "valider l'import" en ayant auparavant sélectionné  où vous voulez placer le contenu du  fichier (adhérents, temporaires ou contact) pour quitter sans rien faire cliquez sur "annuler l'import".

1.3.2 Groupe
Vous pouvez créer autant de groupes que vous le souhaitez.
"Affiche accueil graph1 ou graph2"
Permet  d'afficher en page d'accueil le groupe (coche bleu) dans le graph 1 ou 2 .

"Modifiable" permet d'autoriser dans "Secrétariat" à modifier le Groupe

Pour gérer les personnes appartenant au groupe, cliquer sur l'icône rouge si il s'agit de contact, ou l'icône bleu si il s'agit d'adhérent.

Les groupes sont très utiles pour écrire des mails ou sms. Vous pouvez éditer/imprimer des synoptiques (cliquez sur l’icône imprimante).

Le contenu des groupes sont archivés par saison.

1.3.3 Textes Prédéfinis
Les textes prédéfinis sont utilisés pour la mise en forme (exemple : définir et mettre en forme votre fiche adhérent lors de l'appel des cotisations).
Vous pouvez personnaliser vos "textes Prédéfinis" en cliquant sur le "+" bleu. Choisissez un ou plusieurs tags qui seront remplacés.

1.3.4 Configurer SMS
Vous devez détenir un compte chez Mobyt (http://www.mobyt.fr/).
Ensuite indiquer vos paramètres et choisissez le type d'envois que vous souhaitez.

1.3.5 Droits Adhérent

Sélectionner un adhérent, dans le champs en haut à gauche ou dans le menu " En attente ", puis lui attribuer autant de droit que nécessaire.
Une fois les droits validés, un mail informe l'adhérent de ceux-ci .

1.4 Comptabilité 1.4.1 Type Comptabilité
Deux types de comptabilité sont possibles.

Comptabilité de trésorerie
Sont comptabilisées toutes les écritures validées dans votre trésorerie (c'est la date de valeur qui est prise en compte)
Comptabilité d’engagement
Les écritures comptabilisées le sont sur les dates d'enregistrement (la date de valeur n'a aucune importance)

Validation des écritures
coché, oblige le "Super Administrateur Comptable" à valider toutes les écritures des comptables adjoints

Le "Nombre de jour avant nouvelle saison" permet de définir le début souhaité d'activation de la saison suivante. Vous pouvez modifier cette date n'importe quand et mettre n'importe quelle valeur (attention cependant : lorsque la date est acquise l'application va dupliquer l'ensemble des données contenues dans la section secrétariat pour l'année suivante (trop tôt, des modifications pourraient être perdues, trop tard vous ne pouvez pas commencer à préparer la saison suivante)

1.4.2 Cloture Saison
"Consolider" une saison, permet de protéger l'ensemble des écritures.
Une fois consolidé, un Compte de Résultat ne pourra plus être modifié, ainsi votre comptabilité sera sécurisé.
Il est possible de "Restaurer" un exercice consolidé pour effectuer une modification ou corriger un oubli.

1.4.3 Paramètre Tiers
Editer Champs
Vous pouvez créer autant de champs que vous le souhaitez. Indiquez l'ordre (l'endroit ou le champ sera positionné dans la fiche) est facultatif.
Vous devez choisir un type que vous ne pourrez plus modifier par la suite.
Si vous avez défini un type date, vous pouvez lui associer une durée d'expiration (par exemple un certificat médical associé à un délai d'un an expirera 365 jours après la date de début). Choisissez si vous le souhaitez une ou plusieurs actions à effectuer lors ou avant l'expiration(afficher warning affichera la date en rouge dans votre tableau contact ..). Si vous décidez d'envoyer un mail, n'hésitez pas à rédiger un message type et si possible en le personnalisant avec le signe "+" en bleu (exemple : Bonjour [%Prenom%2%], tu reçois ce mail parce que ton certificat médical ....). La durée anniversaire enverra tout les ans un message à la personne .
Le type image vous permet de mettre dans les fiches tout type de format image et des pdf.
Affiche Admin
Champs affichés par défaut dans les tableaux de la fonction Tiers en Comptabilité.
Affiche pdf
Champs affichés par défaut dans la fiche du Tiers.

Attention : SUPPRIMER un champ, supprimera l'ensemble des données contenues dans ce champs.

Importer Tiers
Vous devez utiliser un tableur pour fabriquer votre fichier, puis l'enregistrer en format CSV en utilisant la virgule comme séparateur de champ, les champs du fichier doivent être dans le même ordre que celui défini par la colonne ordre (exemple : si nom est premier il apparaitra dans la première colonne de votre fichier).
Après choisi le fichier cliquer sur Importer le fichier, il s'ouvrira une fenêtre avec un tableau contenant les tiers existants (en noir), les nouveaux tiers (en rouge). Si vous n'êtes pas satisfait cliquez sur annuler l'import, sinon cliquez sur valider l'import
1.4.4 Recette Evènement
Vous pouvez créer un masque de ventilation qui vous sera utile lors de l'enregistrement des recettes des évènements, il vous fera gagner du temps.
Vous pouvez entrer autant d'intitulé que vous le souhaitez. Associez à chacun des intitulés une catégorie de Recette du plan comptable.
Par exemple : lors de vos évènements si vous avez des repas et une activité loisir.
Créer un intitulé Repas associé à un poste de Recette R_manifestation => Repas, puis un intitulé  Activité associé à  un poste de Recette R_manifestation=>Activité.
Cette fonction est également utilisé par le fichier Import dans Secrétariat => Evènement
 


1.4.5 Recette Cotisation
Fonction très importante qui vous fera gagner énormément de temps, lors de  l'encaissement des cotisations.

Vous pouvez créer autant de type Cotisation.
Par exemple : Le total d'une cotisation est composé d'une licence et d'une cotisation qui peut se décliner sous plusieurs formes. (cotisation Adulte Cotisation Enfant...)
Renseigner chacun de ces types de cotisation en lui associant un montant et une catégorie dans le plan comptable.
Définissez le cas rencontré le plus fréquemment en choisissant "cotisation par défaut" et le cas plus rare en choisissant "cotisation optionnelle"
Lorsque vous allez enregistrer un nouvel adhérent, les types "cotisation par défaut" seront appliqués au profil de l'adhérent créé.

1.5 Matériel 1.6 Log 1.7 Boutique 2 Secrétariat 2.1 Adhérent 2.1.1 Fiche Contact
Remplissez les champs souhaitez, valider votre fiche en cliquant sur la disquette.
Vous pouvez interdire la visualisation des données du contact aux autres adhérent en répondant non à la question "Données adhérent public ?"

2.1.2 Contacts

Pour qu'un Contact devienne un Adhérent, cliquez sur l’icône rouge (qui deviendra verte), si vous re-cliquez l’icône deviendra orange (l'adhérent sera Temporaires)


2.1.3 Adhérents
Consulter la listes des adhérents actifs.
Le menu imprimer permet au choix d'éditer des étiquettes formatées pour un envoie postal par exemple. Imprimer des cartes d’adhérents  avec QRcode (au choix).
Le menu exporter vous donnes le choix de récupérer vos adhérents dans un tableur par exemple.

2.1.4 Temporaires

Adhérents en attente de validations. Par défaut out les adhérents de la saison précédente deviennent temporaire au début de la nouvelle saison.

2.1.5 Contacts Désactivés

Corbeille de contacts qui ne sont plus utils ou actifs

2.1.6 Groupe
Vous pouvez gérer l'ensemble de vos groupes en cliquant sur l'icône groupe bleu pour les groupes Adhérent, ou rouge pour les groupes Contacts.
Vous pouvez exporter vos groupes pour gérer dans votre tableur.

2.2 Evènement 2.2.1 Evènement
Remplir le formulaire :
En indiquant un minimum un titre et une date. Si vous avez du matériel et qu'il sera utile, cocher oui. En cochant non à l'option Public, l'évènement sera invisible pour tous sauf pour les adhérents inscrits  par vous même à l'évènement. L'option Agenda publie ou non l'évènement sur L'Agenda général de l'association.
Gérer l'évènement :
Dans la colonne Action, cinq icônes permettent la gestion de l'évènement. Le crayon pour effectuer des modification dans le formulaire, l'icône groupe pour ouvrir le gestionnaire de l'évènement et gérer l'inscription des adhérents, le cadenas permet de clôturer un évènement et de le supprimer dans les listes dans le reste du programme, l'icône adhérent/cadenas, verrouille l'évènement et clos les inscriptions et enfin l’œil permet de visualiser les données comptables liées à l'évènement.

2.3 Tâche 2.4 Mail 2.4.1 Mail
Cliquez sur Ajouter/Supprimer pour sélectionner les destinataires des messages. Puis sélectionner le groupe colonne de gauche (trois onglets, les groupes contenant les Adhérents, les groupes contenant les Contacts et les Evènements qui contiennent les inscrits à ceux ci ) ou le(s) contact(s) colonne de droite (deux onglets, le premiers "Contacts", le second "Tiers").
Pour ne pas inclure un contact décochez le dans la colonne du milieu, ensuite cliquez sur Ajouter.
Le bouton Supprimer permet après sélection d'un groupe d'effectuer une Soustraction de celui-ci à la liste des destinataires

Envoi simple permet d'envoyer à chacun des destinataires un mail "personalisé" en utilisant le petit "+" su la barre de tache à droite .

Envoi en Cc permet d'envoyer  une copie conforme (les destinataires seront visibles)

Si aucun Mail de réponse n'est défini  automatiquement le programme choisira celui configuré par défaut.

2.4.2 Sms

Fonctionne exactement de la même manière que le Mail


2.5 Mail Adhésion 2.5.1 Mail Adhésion
L'usage de "Mail Adhésion" est le même que pour la fonction Mail, à la différence que lors de l'envoie, le programme attachera automatiquement la fiche de renseignement correspondant à l'adhérent.

3 Comptabilité 3.1 Tiers 3.2 Recette 3.2.1 Recette
Cliquez sur le "+" à gauche pour afficher les ventilations d'une écriture.
Pour éditer une écriture et la modifier, cliquez sur le petit crayon à droite, idem pour une ventilation.
Cliquer sur  la corbeille supprimera l'écriture et les ventilations (Pour que la corbeille s'affiche il faut que la date de valeur soit à 00/00/0000 )
Cliquer sur la date 00/00/0000 affichera un calendrier et y indiquer une date de valeur

 
3.3 Dépense 3.4 Transfert 3.4.1 Transfert
Utilisez Transfert, pour créditer et débiter vos comptes entre eux. Par exemple transférer une somme espèce vers le compte bancaire.

3.5 Virement 3.5.1 Virement / Prélèvement

Vous pouvez programmer des prélèvements  ou virements automatiques.
 Allez dans dépense ou recette, repérer une écriture que vous souhaitez automatiser, copier sa clé puis coller la dans le champ "clé" en indiquant la périodicité souhaitée, et la date du prochain prélèvement ou virement, cette opération se répètera de période en période.

3.6 Solde Compte 3.6.1 banque

Cette fonction est l'équivalente de "rapprochement bancaire". Vous pouvez pointer vos opérations comptables en indiquant la date valeur portée sur votre relevé de compte.
Si les soldes de votre relevé et ceux du logiciel correspondent, votre comptabilité est juste.

3.7 Compte de Résultat 3.7.1 Compte de Résultat Comptable
3.8 Compte de Tiers 3.9 Attestation 3.9.1 Evènement
Sélectionner l'adhérent et l'évènement auquel il a participé, l'application définira le montant en prenant en compte ce qu'il a réellement réglé.

3.9.2 Don
Suivant que votre attestation de don s'adresse à une entreprise ou un particulier. Sélectionner les options utiles

3.9.3 Cotisation
Indiquez simplement le nom de l'adhérent. L'attestation sera remplie en prennant en compte les sommes versées

Indiquez simplement le nom de l'adhérent.

4 Matériel 4.1 Synthèse Matériel 4.1.1 Synthèse
Choisir un ou plusieurs destinataires. Le mail contiendra le texte rédigé ainsi que la liste de l'ensemble des matériels qui ont été empruntés.

4.2 Adhérent 4.2.1 Contact
Pour qu'un adhérent puisse réserver et louer du matériel, il faut cliquer sur le petit bonhomme rouge qui devient vert et qui le place dans validé.
Une liste orange signifie qu'un adhérent à fait une réservation, rouge qu'il n'a pas rendu à la date le matériel loué, verte qu'il a sa disposition un matériel

4.3 Evènement 4.3.1 Evènement
Sélectionner un évènement, puis s'affichera un petit bonhomme orange pour les adhérents ayant réservé un matériel, cliquez dessus validera la réservation.
Vous pouvez ajouter un adhérent à un matériel avec Select adhérent
Lors du retour du matériel cliquez les cases à cocher puis indiquez la date de retour et ensuite Enregistrer

5 Goodies 5.1 Goodies Matériel 6 Espace Adhérent 6.1 Agenda 6.1.1 Agenda
L'agenda affiche l'ensemble des évènements prévus. Vous pouvez également créer une entrè dans l'agenda (cliquez sur le case du jour), choisir de la publier (visible pour tous) ou non (visible pour vous uniquement)
Pour modifier la nature d'un évènement ou le supprimer de votre agenda, cliquer sur son intitulé.
Vous pouvez  déplacer un de vos évènement  d'un jour à un autre pour en modifier la date.
 Un évènement créé par vous, ne peut être modifié que par vous.
Vous  pouvez modifier la couleur pour vous ou supprimer de votre agenda  les autres évènements.

6.2 Info Personnelle 7 Espace adhérent 7.1 Liste Adhérents 7.2 Goodies Secrétariat