Documentation en ligne du logiciel Assoclub
Sélectionner un adhérent, dans "Ajouter un Nouvel Adhérent" ou dans le menu "En attente", puis lui attribuer les droits nécessaires (il faut un mail ou un numéro de téléphone portable).
Si votre adhérent ne possède pas de mail, il est proposé de lui envoyer un SMS (il faudra auparavant activer votre compte SMS)..
Il n y a pas de hiérarchie entre les différents droits.
Le super administrateur général à les droits pour donner les droits aux autres administrateur et adhérent ainsi que la gestion de Association. Il n'a pas de droits sur la comptabilité ou le secrétariat, si il ne se l'est pas appliqué.
Ainsi le droit de "Ecriture administration secrétariat" ne signifie pas que l'adhérent obtiendra automatiquement le droit "Ecriture secrétariat".
Une fois les droits validés, un mail informe l'adhérent de ceux-ci.Si vous êtes sur dans le mode édition, valider "Envoyer un mail" et "en option "Renvoyer un nouveau mot de passe"
La fiche de votre association est utile, dans l'ensemble des documents électroniques, tel que les entêtes de facture, les CERFA de Don ....
Le numéro RNA est le numéro nécessaire pour la déclaration auprès de la préfecture des membres de votre conseil d'administration.
Vous pouvez ajouter une signature (utile uniquement pour le président et le trésorier), elle servira à l'édition des documents électroniques.
Note : Automatiquement deux groupes seront créés, Bureau et Conseil d'administration, ils vous serviront dans la fonction Mail.
Chaque section fonctionnera de façon autonome.
Une fois créée la section doit être administrée. Retournez dans le menu "Droit" et autorisez un ou plusieurs membres à l'administrer.
Si vous choisissez "Copier tous les adhérents", les adhérents actuels de l'association ou des autres sections seront membres de la nouvelle section.
Éditer Champs
Vous pouvez créer autant de champs que vous le souhaitez. Indiquez l'ordre (l'endroit ou le champ sera positionné dans la fiche) est facultatif, vous pouvez modifier l'ordre des champs en faisant un un glisser/dépose, cliquer le numéro d'ordre.
.
Vous devez choisir un type (non modifiable par la suite).
Si vous avez défini un type date, vous pouvez lui associer une durée d'expiration (par exemple un certificat médical associé à un délai d'un an expirera 365 jours après la date de début). Choisissez si vous le souhaitez une ou plusieurs actions à effectuer lors ou avant l'expiration(afficher warning affichera la date en rouge dans votre tableau contact ..). Si vous décidez d'envoyer un mail, n'hésitez pas à rédiger un message type et si possible en le personnalisant avec le signe "+" en bleu (exemple : Bonjour [%Prenom%2%], tu reçois ce mail parce que ton certificat médical ....). La durée anniversaire enverra tout les ans un message à la personne .
Le type image vous permet de mettre dans les fiches tout type de format image et des pdf.
Affiche Admin
Champs affichés par défaut dans le tableaux du secrétariat.
Affiche pdf
Champs affichés par défaut dans la fiche de l'adhérent.
Affiche évènement
Champs affichés par défaut lorsque l'on exporte les adhérents enregistré dans d'un évènement.
Affiche adhérent
Champs affichés par défaut dans Espace Adhérent => Liste Adhérents (attention à ne pas afficher des infos personnels) .
Verrou adhérent
Empêche les adhérents de modifier le champ verrouillé.
Attention : SUPPRIMER un champ, supprimera l'ensemble des données contenues dans ce champs.
Importer Contacts (n'hésitez pas à nous demander de l'aide ici)
Vous devez utiliser un tableur pour fabriquer votre fichier d'import (Excel ou Libre office), puis l'enregistrer au format CSV en utilisant le point virgule(;) comme séparateur de champ. Les champs du fichier doivent être dans le même ordre que celui défini dans la colonne ordre (exemple: si nom est premier il devra apparaitre dans la première colonne de votre fichier), les dates doivent être au format dd/mm/yyyy , si il s'agit d'une colonne choix, votre fichier doit contenir les mêmes intitulés définit dans l'application (exemple : si dans la colonne civilité, vous avez définit Monsieur il faudra définir Monsieur également dans votre fichier). Les numéros de téléphone doivent être au format 0610203040 ou 00336610203040 et ne pas contenir d'autres caractère que des chiffres.
Après avoir choisi le fichier cliquez sur Importer le fichier, il s'ouvrira une fenêtre avec deux tableaux, l'un contenant les contacts existants (en noir, à droite), les nouveaux contacts sont en rouge (à gauche). Vous pouvez dédoublonner les contacts importés, choisissez dans la listes des champs, les filtres puis cliquez sur le bouton "Dédoublonner". Si vous n'êtes pas satisfait, recommencer en appliquant d'autres filtres. Cliquer "valider l'import" en ayant auparavant sélectionné où vous voulez placer le contenu du fichier (adhérents, temporaires ou contact) pour quitter sans rien faire cliquez sur "annuler l'import".
Vous pouvez créer autant de groupes que vous le souhaitez.
"Affiche accueil graph1 ou graph2"
Permet d'afficher en page d'accueil le groupe (coche bleu) dans le graph 1 ou 2 .
"Modifiable" permet d'autoriser dans "Secrétariat" à modifier le Groupe
"Adhérent" avec la coche verte, autorise l'adhérent à s'inscrire ou se désinscrire du groupe dans sa fiche Info
Pour gérer les personnes appartenant au groupe, cliquer sur l'icône rouge si il s'agit de contact, ou l'icône bleu si il s'agit d'adhérent.
Les groupes sont très utiles pour écrire des mails ou sms. Vous pouvez éditer/imprimer des synoptiques (cliquez sur l’icône imprimante).
Le contenu des groupes sont archivés par saison.
Vous pouvez personnaliser vos "textes Prédéfinis" en cliquant sur le "+" bleu. Choisissez un ou plusieurs tags qui seront remplacés.
Sélectionner un adhérent, dans le champs en haut à gauche ou dans le menu " En attente ",
puis lui attribuer autant de droit que nécessaire.
Une fois les droits validés, un mail informe l'adhérent de ceux-ci .
Vous pouvez intégrer un formulaire de pré-incription sur votre site internet à vos couleurs.
Facile et rapide : sélectionner les champs de formulaire en choisissant ceux qui doivent être obligatoirement remplis, et ceux qui seront facultatifs.
Remplir soigneusement les options et enfin coller code dans la page de votre site.
Les pré-inscriptions sont gérés dans Secrétariat=>Adhérent=>Pré-Inscription.
Deux types de comptabilité sont possibles.
La Comptabilité de trésorerie
Sont comptabilisées toutes les écritures validées dans votre trésorerie (c'est la date de valeur qui est prise en compte)
La Comptabilité d’engagement
Les écritures comptabilisées le sont sur les dates d'enregistrement (la date de valeur n'a aucune importance)
Type de cotisation
Si la durée de validité de la cotisation de vos adhérents est forfaitaire pour la saison choisissez Saisonnière, dans les autres cas choisissez la durée de validité de la cotisation.
Le "Nombre de jour avant nouvelle saison" permet de définir le début souhaité d'activation de la saison suivante. Vous pouvez modifier cette date n'importe quand et mettre n'importe quelle valeur (attention cependant : lorsque la date est acquise l'application va dupliquer l'ensemble des données contenues dans la section secrétariat pour l'année suivante.
Une fois consolidé, un Compte de Résultat ne pourra plus être modifié, ainsi votre comptabilité sera sécurisé.
Il est possible de "Restaurer" un exercice consolidé pour effectuer une modification ou corriger un oubli.
Vous pouvez créer autant de champs que vous le souhaitez. Indiquez l'ordre (l'endroit ou le champ sera positionné dans la fiche) est facultatif.
Vous devez choisir un type que vous ne pourrez plus modifier par la suite.
Si vous avez défini un type date, vous pouvez lui associer une durée d'expiration (par exemple un certificat médical associé à un délai d'un an expirera 365 jours après la date de début). Choisissez si vous le souhaitez une ou plusieurs actions à effectuer lors ou avant l'expiration(afficher warning affichera la date en rouge dans votre tableau contact ..). Si vous décidez d'envoyer un mail, n'hésitez pas à rédiger un message type et si possible en le personnalisant avec le signe "+" en bleu (exemple : Bonjour [%Prenom%2%], tu reçois ce mail parce que ton certificat médical ....). La durée anniversaire enverra tout les ans un message à la personne .
Le type image vous permet de mettre dans les fiches tout type de format image et des pdf.
Affiche Admin
Champs affichés par défaut dans les tableaux de la fonction Tiers en Comptabilité.
Affiche pdf
Champs affichés par défaut dans la fiche du Tiers.
Attention : SUPPRIMER un champ, supprimera l'ensemble des données contenues dans ce champs.
Importer Tiers
Vous devez utiliser un tableur pour fabriquer votre fichier, puis l'enregistrer en format CSV en utilisant la virgule comme séparateur de champ, les champs du fichier doivent être dans le même ordre que celui défini par la colonne ordre (exemple : si nom est premier il apparaitra dans la première colonne de votre fichier).
Après choisi le fichier cliquer sur Importer le fichier, il s'ouvrira une fenêtre avec un tableau contenant les tiers existants (en noir), les nouveaux tiers (en rouge). Si vous n'êtes pas satisfait cliquez sur annuler l'import, sinon cliquez sur valider l'import
Vous pouvez entrer autant d'intitulé que vous le souhaitez. Associez à chacun des intitulés une catégorie de Recette du plan comptable.
Par exemple : lors de vos évènements si vous avez des repas et une activité loisir.
Vous pouvez créer autant de type Cotisation.
Par exemple : Le total d'une cotisation est composé d'une licence et d'une cotisation qui peut se décliner sous plusieurs formes. (cotisation Adulte Cotisation Enfant...)
Renseigner chacun de ces types de cotisation en lui associant un montant et une catégorie dans le plan comptable.
Définissez le cas rencontré le plus fréquemment en choisissant "cotisation par défaut" et le cas plus rare en choisissant "cotisation optionnelle"
Lorsque vous allez enregistrer un nouvel adhérent, les types "cotisation par défaut" seront appliqués au profil de l'adhérent créé.
Le type Cotisation personnalisée, est particulier. Il permet de rajouter ou définir un prix de cotisation individualisé à chaque adhérent (Déterminer ce tarif dans Secrétariat => Adhérent => Adhérent).
Fonctionne comme contact/adhérent
Vous devez créer une rubrique (un type matériel)
Cliquer sur location si vous souhaiter louer ou prêter le matériel.
puis créer tous les champs qui vont vous être utiles à la gestion du matériel
Ensuite allez re-charger votre page pour mettre à jour Assoclub
Puis allez ici en enregistrer tous les matériels
Fonctionne comme contact/adhérent
Vous devez créer une rubrique (un type matériel)
Cliquer sur location si vous souhaiter louer ou prêter le matériel.
puis créer tous les champs qui vont vous être utiles à la gestion du matériel
Ensuite allez re-charger votre page pour mettre à jour Assoclub
Puis allez ici pour enregistrer tous les matériels
Permet d'afficher les logs des principales actions
Vous pouvez interdire la visualisation des données du contact aux autres adhérent en répondant non à la question "Données adhérent public ?"
Les contacts
Pour qu'un Contact devienne un Adhérent, cliquez sur l’icône rouge 
(qui deviendra verte),
si vous re-cliquez sur l’icône elle deviendra orange (l'adhérent sera enregistré comme Temporaires).
Vous pouvez trier, lister exporter imprimer la liste des contacts à volonté.
Utiliser le mode action pour gérer les adhérents.
Le menu imprimer permet au choix d'éditer des étiquettes formatées pour un envoie postal par exemple. Imprimer des cartes d’adhérents avec QRcode (au choix).
Adhérents en attente de validations. Par défaut out les adhérents de la saison précédente deviennent temporaire au début de la nouvelle saison.
Si vous avez installé le formulaire de pré-inscription sur votre site, vous trouverez ici les internautes ayant renseigné celui-ci. (Voir l'installation dans administration =>secrétariat=>Formulaire Site)
Corbeille de contacts qui ne sont plus utils ou actifs
Vous pouvez exporter vos groupes pour gérer dans votre tableur.
Pour construire votre sondage : Donnez lui un titre puis rédiger autant de question que vous voulez en leur affectant des propositions uniques ou à choix multiples.
Pour donner accès au sondage : Affectez lui un ou plusieurs groupes, indiquez l'intervalle de date/ heure de disponibilité du sondage.
Vos adhérents, si ils sont concernés, verrons le sondage dés leur accès à l'admin, après avoir répondu aux questions du sondage, la page "Mes données", redeviendra à son défaut.
En indiquant un minimum un titre et une date. Si vous avez du matériel et qu'il sera utile, cocher oui. En cochant non à l'option Public, l'évènement sera invisible pour tous sauf pour les adhérents inscrits par vous même à l'évènement. L'option Agenda publie ou non l'évènement sur L'Agenda général de l'association.
Gérer l'évènement :
Dans la colonne Action, cinq icônes permettent la gestion de l'évènement. Le crayon pour effectuer des modification dans le formulaire, l'icône groupe pour ouvrir le gestionnaire de l'évènement et gérer l'inscription des adhérents, le cadenas permet de clôturer un évènement et de le supprimer dans les listes dans le reste du programme, l'icône adhérent/cadenas, verrouille l'évènement et clos les inscriptions et enfin l’œil permet de visualiser les données comptables liées à l'évènement.
Pour ne pas inclure un contact décochez le dans la colonne du milieu, ensuite cliquez sur Ajouter.
Le bouton Supprimer permet après sélection d'un groupe d'effectuer une Soustraction de celui-ci à la liste des destinataires
Envoi individuel permet d'envoyer à chacun des destinataires un mail "personnalisé" en utilisant le petit "+" su la barre de tache à droite .
Envoi en Cc permet d'envoyer une copie conforme (les mails destinataires seront visibles à tous, ne pas utiliser la personalisation)
Envoi en Cci permet d'envoyer une Copie conforme (les mails destinataires seront Invisibles, ne pas utiliser la personalisation)
Si aucun Mail de réponse n'est défini automatiquement le programme choisira celui configuré par défaut.
Fonctionne exactement de la même manière que le Mail.
Attention 150 caractères = 1 sms, 151 caractères = 2 sms.
Une notification s'affichera lors de la connexion de l'adhérent sur l'admin assoclub
Publipostage permet de rédiger des document et de les adresser par courrier aux adhérents avec entête et adresse.
Publipostage permet de rédiger des documents et de les adresser par courrier aux adhérents avec entête et adresse.
Les tiers sont en général les fournisseurs. Leur fiche est différente de celle des contacts plutôt utilisé pour le coté adhérent.
Cliquez sur le 
à gauche pour afficher les ventilations d'une écriture.
Pour éditer une écriture et la modifier, cliquez sur le petit crayon à gauche, idem pour une ventilation.
Cliquer sur la corbeille supprimera l'écriture et les ventilations (Pour que la corbeille s'affiche il faut que la date de valeur soit vide )
Pour initialiser la date il faut éditer en cliquant sur l’icône crayon ensuite dans la fenêtre, cliquer sur la croix orange à gauche du champ date valeur
Cliquer sur la date 00/00/0000 affichera un calendrier et y indiquer une date de valeur
Pour éditer une écriture et la modifier, cliquez sur le petit crayon à droite, idem pour une ventilation.
Cliquer sur la corbeille supprimera l'écriture et les ventilations (Pour que la corbeille s'affiche il faut que la date de valeur soit à 00/00/0000 )
Cliquer sur la date 00/00/0000 affichera un calendrier et y indiquer une date de valeur
Si voulez supprimer un transfert, éditer le puis mettre dates valeurs à 00/00/0000, enregistrer et enfin cliquer sur la poubelle rouge dans la liste.
Vous pouvez programmer des prélèvements ou virements automatiques.
Allez dans dépense ou recette, repérer une écriture que vous souhaitez automatiser, copier sa clé puis coller la dans le champ "clé" en indiquant la périodicité souhaitée, et la date du prochain prélèvement ou virement, cette opération se répètera de période en période.
Cette fonction est l'équivalente de "rapprochement bancaire". Vous pouvez pointer vos opérations comptables en indiquant la date valeur portée sur votre relevé de compte.
Si les soldes de votre relevé et ceux du logiciel correspondent, votre comptabilité est juste.
Le compte de résultat comprend l'ensemble des écriture recette et dépense ainsi que les comptes de classe 8 optionnelles. Si vous le souhaiter vous pouvez également passer des OD en fin d'exercice pour équilibrer votre compte de résultat.
On utilise en général une recette ou une dépense équilibrée par un Compte de tiers par exemple le compte "48. Comptes de régularisation".
Le résultat comptable peut être éditer sous forme de cerfa, exemple ci-dessous.
Pour cela associer tous vos postes comptables avec les postes comptables de l’administration.
Vous pouvez pré-formater un texte générique pour l'envoie de l'attestation de cotisation en Mail. Vous devez allez sur "Administration => Secrétariat => Texte prédéfinis ", puis éditer "Justificatif évènement mail". Vous pouvez personnaliser le mail avec les Tags de publipostage (nom, prénom...)
Pour signer l'attestation, vous devez scanner la signature du trésorier et l'enregistrer sur "Association => Conseil Administration" puis éditer le trésorier.Vous pouvez pré-formater un texte générique pour l'envoie de l'attestation de don par Mail. Vous devez allez sur "Administration => Secrétariat => Texte prédéfinis ", puis éditer "Justificatif don mail". Vous pouvez personnaliser le mail avec les Tags de publipostage (nom, prénom...)
Pour signer l'attestation, vous devez scanner la signature du président et l'enregistrer sur "Association => Conseil Administration" puis éditer le président."Sélectionner un Adhérent" , ou choisissez "Etablir toutes les attestations" .
L'attestation sera éditée automatiquement en prenant en compte les sommes versées sur l'année de référence ou sur la période, selon votre cas.
Vous pouvez pré-formater un texte générique pour l'envoie de l'attestation de cotisation en Mail. Vous devez allez sur "Administration => Secrétariat => Texte prédéfinis ", puis éditer "Justificatif cotisation mail". Vous pouvez personnaliser le mail avec les Tags de publipostage (nom, prénom...).
Pour signer l'attestation, vous devez scanner la signature du trésorier et l'enregistrer sur "Association => Conseil Administration" puis éditer le trésorier.
Une liste orange signifie qu'un adhérent à fait une réservation, rouge qu'il n'a pas rendu à la date le matériel loué, verte qu'il a sa disposition un matériel
Vous pouvez ajouter un adhérent à un matériel avec Select adhérent
Lors du retour du matériel cliquez les cases à cocher puis indiquez la date de retour et ensuite Enregistrer
Pour modifier la nature d'un évènement ou le supprimer de votre agenda, cliquer sur son intitulé.
Vous pouvez déplacer un de vos évènement d'un jour à un autre pour en modifier la date.
Un évènement créé par vous, ne peut être modifié que par vous.
Vous pouvez modifier la couleur pour vous ou supprimer de votre agenda les autres évènements.